organiser party de noël

13 RÈGLES D’OR POUR ORGANISER UN PARTY DE NOËL RÉUSSI

Pour que tous vos invités passent une soirée inoubliable !

Vous aimeriez organiser un party de Noël pour renforcer la cohésion d’équipe, récompenser vos employés, célébrer un événement particulier ou juste pour le plaisir ? Que votre formule soit grandiose ou simple et rassembleuse, votre soirée doit être conviviale, agréable et marquante pour les employés. Afin de surprendre vos invités et de faire de la soirée une réussite sur toute la ligne, il est important de prévoir des animations divertissantes et participatives tout au long de l’événement, qui correspondent à la fois à vos objectifs, à vos invités et à votre budget. Il ne faut jamais négliger l’animation lors d’un party de Noël car tous les employés en parleront longtemps.

Cependant, organiser une soirée demande une très bonne organisation. Il faut s’assurer de disposer du matériel adéquat, que l’emplacement soit approprié, que le décor soit adapté à la thématique et de réserver les bons artistes pour le bon public. Aborder l’évènement de manière réfléchie et structurée sera déjà la moitié du travail accompli.

RÈGLE 1 DU PARTY DE NOËL : BIEN PLANIFIER

Avant même de prévoir des animations divertissantes et participatives pour vos invités, de choisir les décors et la trame sonore, il faut :

  • Déterminer vos objectifs

Aimeriez-vous remercier les employés, transmettre un message corporatif, profiter de cette occasion pour démontrer votre implication sociale, récompenser les efforts de certains employés ou de départements, remercier vos collaborateurs, présenter à vos employés un récapitulatif de l’année, favoriser les échanges entre les employés et simplement leur offrir un moment convivial, de détente et d’amusement en alliant esprit de compétition et plaisir ? Le choix de vos objectifs orientera le contenu, le déroulement et l’animation de votre événement.

  • Penser à votre budget maximal

Il est essentiel de bien définir votre budget maximal au départ (un coût total par employé idéalement incluant un 10% de plus pour les imprévus) afin d’éviter les mauvaises surprises et le dépassement de l’enveloppe budgétaire mais aussi afin d’aiguiller votre conseiller en animation d’événements qui fera des recherches pour vous afin de vous trouver les meilleurs prix.

Les éléments suivants doivent de préférence figurer dans votre budget. Vous pouvez bien entendu en ajouter d’autres. mais les suivants constituent un minimum indispensable. Voici quelques dépenses à prévoir :

  • Les animations (groupe de musique, DJ, animateur, spectacle d’humour, micro
    magie, meurtre et mystère, location de table casino, photobooth, etc,)
  • Le matériel et la sonorisation
  • Le repas et les boissons
  • La décoration
  • Le photographe
  • Les cadeaux et prix de présence
  • Etc.

Sachez qu’il vaut mieux de mettre davantage de budget dans l’animation et les artistes d’expérience plutôt que dans la déco ou le repas puisque ce sont les animations qui détermineront si votre soirée sera mémorable et amusante ou plutôt un vrai fiasco.

Une fois que tous ces éléments entraînant des coûts figurent sur votre planning, l’heure est venue de rendre ces coûts estimés aussi réalistes que possible. Vous aurez ainsi une idée claire de votre budget final.

  • Choisir une date, une durée et des heures stratégiques

Concernant la date de l’événement, la clé est de trouver un juste milieu. Si vous choisissez d’organiser votre party de Noël le 23 décembre, il se peut que peu d’invités soient disponibles et peut-être que vos employés ne seront pas dans l’ambiance du temps des fêtes un 1er novembre. De plus en plus, les entreprises organisent leur party de bureau après les fêtes, ce qui laisse plus de disponibilités pour le choix des salles et des artistes.

Ne choisissez jamais un lundi. Qui a envie de commencer la semaine avec un événement ? Le mardi, le mercredi et le jeudi sont idéaux pour les événements d’affaires mais le vendredi le samedi convient plus aux événements festifs.

À moins que vous optiez pour un 5 à 7, prévoyez du temps entre la fin de la journée de travail et le début de l’événement afin que les invités puissent se préparer. D’autant plus qu’après une longue journée de travail, les employés ont besoin de se reposer, surtout avant un party qui peut durer jusqu’aux petites heures du matin.

Il est aussi important de prévoir l’horaire détaillé de l’événement : l’heure d’arrivée, du cocktail, du repas, de la danse, des discours, des activités, des jeux pour les enfants, des tirages, etc., et de la fin de l’événement. Tous ces détails ont une influence sur l’organisation de l’événement.

Nous vous conseillons de réserver le plus rapidement possible, en septembre maximum idéalement, pour que les artistes et la salle que vous voulez soient disponibles.

  • Trouver le lieu idéal

L’idéal est de choisir un lieu différent du bureau afin d’offrir un événement plus festif aux employés. Plusieurs salles et hôtels peuvent être une solution efficace et vous éviter bien des tracas de logistique.

Le mieux est de visiter les salles suggérés et s’assurer qu’elles correspondent à vos besoin (capacité des salles, hauteur du plafond, décor et ambiance, accessibilité et nombre de salles de bain, stationnement, vestiaire, etc.).

Évaluez la qualité du service, demandez une proposition de menu ainsi que les tarifs et renseignez-vous sur les éléments qui peuvent vous être fournis sans frais (nappes, centres de table, déco, etc.).

Discutez également de l’horaire, du contenu et du déroulement de l’événement, de vos besoins d’hébergement, des activités que vous planifiez offrir, du service de restauration, de l’audiovisuel, etc.

  • Assurez-vous que vous disposez du matériel adéquat.

  • Pensez aussi à bien planifier tout le déroulement de la soirée pour éviter les imprévus et les temps morts.

RÈGLE 2 : S’Y PRENDRE À L’AVANCE

N’oubliez pas de réserver à l’avance les artistes que vous désirez, à moins que vous fassiez votre party lors d’une semaine plus tranquille comme au mois de janvier. Il n’y a que 4 fins de semaine au mois de décembre, les artistes seront déjà réservés si vous vous prenez à la dernière minute. Beaucoup d’entreprises réservent pendant l’été jusqu’au début de septembre (même jusqu’à 1 an à l’avance pour les plus prévoyants et jusqu’en octobre novembre pour les retardataires).

Cependant, pour plusieurs entreprises, le mois de décembre est trop chargé pour fêter. C’est pourquoi remarque une augmentation du nombre d’entreprises qui réservent pour leur party de Noël en janvier. Non seulement il y a plus de disponibilités en janvier pour les artistes mais vos employés seront plus reposés et disposés à faire le party.

RÈGLE 3 : CHOISIR DES ANIMATIONS ET UNE THÉMATIQUE EN FONCTION DE SON PUBLIC CIBLE

Des animations en accord avec l’événement organisé, avec les goûts et en fonction de l’âge de vos invités, c’est une façon de divertir, de rendre la soirée d’entreprise inoubliable et de plaire à un maximum d’invités. Créez une ambiance unique et personnalisée correspondant à l’univers de vos employés. N’hésitez pas à faire un sondage auprès de vos employés pour découvrir ce qu’ils aiment et ce qu’ils n’aiment pas. Des employés heureux sont plus productifs au travail et engagés envers la compagnie !

Soirée glamour ou soirée spectacle, l’ambiance festive est au rendez-vous avec une soirée à thème. Animation, humour, danse, décoration et éclairage éclatés, photobooth, jeux…. Vos invités seront transportés dans un univers spécifique et s’amuseront sans contredit ! Opterez-vous pour la soirée casino, la soirée thématique country, cabaret, disco, noir et blanc, rétro, croisière ou encore pour la soirée meurtre et mystère ? Que ce soit un thème pour moins de 60 personnes ou un thème complet pour 300 invités, il y en a pour tous les goût, les budgets et les types d’événement.

Ne choisissez pas un thème trop compliqué qui découragera vos employés. Visez davantage un thème simple à réaliser et qui plaira à tout le monde : bal masqué, noir et blanc, gala, casino, etc. Assurez-vous que le thème choisi corresponde aux goûts et à l’âge de vos invités.

Quelques idées d’animations :

  • GROUPE DE MUSIQUE, DJ ET/OU CHANSONNIER. Après le repas, vos invités pourront danser toute la soirée grâce à une discomobile, un chansonnier, un duo ou un groupe de votre choix selon votre thématique. Il n’y a rien de mieux dans un événement qu’un groupe de musique live prêt à s’approprier le thème de votre évènement, qui entraîne une ambiance festive et attire les gens vers la piste de danse. Il est important de verbaliser vos attentes, de poser plusieurs questions au band ou au DJ que vous souhaitez engager.
  • SPECTACLE D’HUMOUR. La soirée spectacle est la formule idéale pour un party de bureau. Organisée à l’intérieur ou à l’extérieur, la soirée spectacle promet des moments inoubliables. De quoi sortir vos employés de leur quotidien ! Les humoristes, en plus d’être chaleureux, dynamiques, sympathiques et surtout incroyablement drôles, sont des artistes de talent ayant une grande capacité d’adaptation : ils sont en mesure de s’adapter à votre thématique et à différentes clientèles. Les humoristes sont très populaires au Québec. Après un bon repas, offrir à vos invités un spectacle d’humour leur fera passer un agréable moment dont ils se souviendront longtemps.
  • SPECTACLE DE MAGIE / MICRO MAGIE. Très appréciés, les magiciens ont de plus en plus en vogue aujourd’hui avec leurs divers numéros originaux et très mystérieux. La magie ou l’hypnose réserve bien des surprises à vos invités pendant le cocktail, aux tables, lors d’un stand-up de magie pendant le souper ou lors d’un spectacle en soirée. Elle permet à tout le monde de discuter et de trouver des explications aux différents tours de magie. Ils n’hésiteront pas à échanger les opinions ce qui les rapprochera davantage.
  • PHOTOBOOTH. Le photobooth est un divertissement créatif incontournable lors de vos soirées corporatives. Grâce à la location de photobooth, vous pourrez capter et immortaliser vos plus beaux moments de l’événement : les fous rire, les grimaces les plus folles et les accoutrements les plus originaux. De plus, vous pouvez avoir à votre disposition une sélection de costumes et d’accessoires pour accompagner le photobooth.
  • SOIRÉE THÉMATIQUE : Soirée glamour ou soirée spectacle, l’ambiance festive est au rendez-vous avec une soirée à thème pour un party de bureau ou de Noël. Animation, humour, danse, décoration, personnages humoristiques, éclairage éclatés, photobooth, jeux…. Vos invités seront transportés dans un univers spécifique et s’amuseront sans contredit avec une soirée thématiques !
  • ANIMATION AMBULATOIRE. Vous pouvez aussi opter pour un artiste ambulatoire qui propose une prestation plus conviviale, interactive et surprenante pour votre party de bureau. Le spectacle s’effectuera parmi le public et de cette manière, il n’y aura pas besoin de prévoir un espace pour la scène. Éblouissez vos invités avec des artistes de cirque, cracheurs de feu, échassiers, amuseurs publics, spectacles aériens, spectacles avec des objets lumineux, jongleurs ou contorsionnistes. Qui n’a jamais été émerveillé face aux prouesses de ces numéros ?

RÈGLE 4 : ÉVITER DE METTRE UN SPECTACLE TARD APRÈS LE SOUPER

Non seulement il faut éviter les temps morts mais il faut aussi éviter de placer votre spectacle (humour, magie ou autre) trop tard après le souper car la fatigue aura rattraper vos invités et ils ne resteront pas pour assister au spectacle, d’autant plus s’ils ont eu une longue journée de travail.

Michel Mpambara

RÈGLE 5 : DÉMARRER LA SOIRÉE TRANQUILLEMENT JUSQU’À FAIRE LEVER LE PARTY

On démarre la soirée tranquillement pour favoriser les échanges et profiter de l’ambiance décontractée du cocktail. Pour l’organisation de votre party de Noël, il peut être en effet intéressant de privilégier le format d’une soirée cocktail dans une ambiance plus détendue et festive. Sans animations et interactions, le cocktail peut vite tourner à l’ennui. Pour être sûr que les participants s’amusent et participent pleinement, il faudra prévoir des activités et des distractions à la hauteur.

Ensuite, lors du souper, on peut placer par exemple un trio jazz un peu plus électrisant et ensuite un DJ ou un groupe de musique pour faire danser vos invités jusqu’aux petites heures du matin si vous le souhaitez.

Selon l’effet recherché, vous avez le choix entre le plus discret au plus énergique. La soirée peut démarrer en douceur et se terminer sur des airs de rock plus enflammés. Comme les invités auront des goûts musicaux très différents, vous pouvez réserver un groupe de musique qui maîtrise plusieurs styles musicaux et qui pourra ainsi proposer un répertoire varié qui plaira à tous.

Sylvain et ses Marcel

RÈGLE 6 : S’ASSURER D’AVOIR L’ÉQUIPEMENT ADÉQUAT

Le succès de tout évènement, qu’il se déroule à l’intérieur ou à l’extérieur, dépend non seulement de l’organisation mais aussi sur le bon choix du matériel de sonorisation, de l’éclairage et du technicien pour un rendu optimal. L’équipement ne sera pas le même que ce soit lors d’un 5 à 7 ou d’une prestation du DJ. Le nombre de spectateurs, les dimensions de la salle et son aménagement auront un impact sur le choix de l’équipement. Il convient alors d’avoir le bon équipement en vous faisant livrer et installer par des professionnels, que ce soit par le locataire de la salle ou bien les artistes (autrement l’événement pourrait tourner au désastre).

RÈGLE 7 : AVOIR UN EXCELLENT ANIMATEUR

Lorsque vous organisez un événement, avoir un animateur qualifié est essentiel. Il saura mettre en valeur votre entreprise, divertira votre invités (pourquoi pas avec une touche d’humour) en s’adaptant à eux et s’assurera que la soirée se déroule selon vos attentes. Selon votre budget, vous pouvez également opter pour un animateur plus original pour surprendre vos invités : un humoriste, un imitateur ou encore un comédien si la thématique s’y prête. Il est également possible de faire appel à un magicien pour rendre la soirée d’entreprise « magique ». L’avantage d’un animateur humoriste ou magicien est qu’il peut se déplacer sur le plancher et interagir directement avec les invités.

archy

RÈGLE 8 : ÉPATER LES INVITÉS AVEC LES ANIMATIONS, PAS SEULEMENT LA DÉCO

Pour rendre la soirée incroyable plutôt qu’ennuyeuse, mettez la majorité de votre budget dans les animations et les artistes d’expérience plutôt que dans la déco ou le repas. Au final, l’ambiance est ce qui déterminera si votre soirée a été un grand succès ou plutôt un fiasco.

thématique casino

RÈGLE 9 : DEMANDER LE PERMIS D’ALCOOL (SI NÉCESSAIRE)

Selon la formule que vous choisissez, vous pourriez devoir vous procurer un permis d’alcool. Le permis d’alcool n’est généralement pas nécessaire si vous organisez votre party au bureau et que vous fournissez l’alcool. Toutefois, le permis est obligatoire si vous organisez l’événement à l’extérieur de votre bureau dans une salle. Pour obtenir un permis, vous devez le demander à la Régie des alcools, des courses et des jeux au moins 15 jours avant l’événement.

RÈGLE 10 : PRÉVOIR LE BUDGET PAR PERSONNE ET LE RESPECTER

Il est conseillé de dresser la liste des dépenses, de déterminer le montant par personne que vous voulez payer et de le respecter pour éviter de dépenser au-delà de vos moyens mais également pour vous aider à déterminer comment vous pouvez gâter vos invités. Comme il y aura toujours des imprévus, il convient de prévoir un 10% de plus au budget. Si vous planifiez judicieusement et découvrez qu’il reste un peu de marge dans votre budget, alors peut-être pourrez-vous vous accorder un petit quelque chose de plus.

RÈGLE 11 : DIVERSIFIER LES ANIMATIONS

Nous vous recommandons fortement de proposer une variété d’animations – musique, humour, jeux, activités, animations ambulantes, spectacles, etc. – afin de rejoindre tout le monde et d’éviter les temps morts. En particulier dans les party de bureau, il est recommandé de proposer des jeux et des activités pour rassembler les gens et favoriser les interactions tels qu’un quiz, une soirée casino, un meurtre et mystère ou tout autre activité divertissante qui favorise le travail d’équipe. Ainsi, vos invités passeront une soirée remplie de plaisir et de souvenirs intarissables !

RÈGLE 12 : LES ENFANTS : À NE PAS OUBLIER !

Si votre party de bureau se déroule la journée, il faut prévoir des activités pour les enfants (s’il y a lieu). Selon votre thématique, les enfants pourraient être invités à chanter, à danser, à bricoler, à participer à des jeux ou à se faire maquiller et surtout à s’amuser !

magicien pour enfants

RÈGLE 13 : FAITES AFFAIRE AVEC DES PROFESSIONNELS POUR L’ANIMATION DE VOTRE PARTY DE NOËL

Vous avez l’habitude de donner la tâche de faire les recherches à votre secrétaire sur ses heures de bureau ? Faites plutôt affaire avec une agence qui vous trouvera, selon votre budget alloué, les bons artistes, au bon endroit, pour le bon public (sans facture supplémentaire), ce qui vous évitera de gérer bien des imprévus (par exemple, un artiste qui se blesse et qui doit être remplacé rapidement). Évitez de faire des recherches à gauche et à droite car lorsque plusieurs personnes interagissent, cela devient compliqué pour tout le monde et peut devenir plus dispendieux. Faites confiance à votre agence qui vous ouvrira son carnet d’adresses pour vous trouver un meilleur prix.

Si vous préférez un clé en main, une coordonnatrice peut aussi analyser vos besoins et prendre en charge toute l’organisation de votre événement.

ÇA Y EST ! VOUS ÊTES MAINTENANT PRÊTS À ORGANISER VOTRE PARTY DE NOËL !

Vous connaissez maintenant les règles pour organiser un événement inoubliable ! Vous avez encore des questions ? N’hésitez pas à contacter nos spécialistes qui pourront vous aider à faire un grand succès de votre prochain événement.

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Bonne chance !

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